Ces dernières années, on a pu avoir l’impression que les administrations fiscales n’effectuaient pas autant de vérifications que par le passé.
En effet, en raison de la pandémie dont on ne veut plus prononcer le nom, l’Agence du Revenu du Canada (« ARC ») et Revenu Québec (« RQ ») ont suspendu temporairement leurs activités de vérification et ce, que ce soit en ce qui a trait à l’impôt sur le revenu ou aux taxes à la consommation.
Toutefois, tel qu’annoncé, ce répit était temporaire et les activités de vérification ont repris leur cours normal à l’ARC et à RQ.
Non seulement pouvez-vous vous attendre à des vérifications en impôt et en taxes en consommation, mais il y a aussi de fortes chances que votre entreprise fasse également l’objet d’une vérification relativement aux différentes formes d’aides gouvernementales ayant été consenties par les deux paliers de gouvernement.
Nous avons donc cru bon de vous faire part de quelques observations afin de vous aider à vous préparer pour ces vérifications et faciliter votre expérience.
La prise de contact
Habituellement, vous serez contactés par écrit. L’ARC ou RQ vous feront parvenir une lettre vous avisant qu’ils désirent procéder à une vérification fiscale et indiquant la période couverte par cette vérification. Cette lettre vous fournira également le nom de la personne responsable de votre dossier et pourra également contenir la liste des documents et informations requis pour cette vérification. Elle peut également contenir le nom de la personne responsable de superviser le (la) vérificateur(-trice) assigné(e) à votre dossier.
Cette lettre est le point de départ de votre vérification. Quoiqu’elle puisse sembler anodine, nous vous recommandons de la lire avec soin et de vous assurer que la période de vérification proposée est à l’intérieur des limites prévues par la loi.
Nous vous recommandons ensuite d’entrer en contact immédiatement avec le (la) vérificateur(-trice) assigné(e) à votre dossier afin d’une part d’accuser réception de la demande, d’identifier la personne de votre compagnie qui sera le point de contact lors de cette vérification (il peut également s’agir de votre représentant(e)) ainsi que de convenir d’un échéancier qui convient aux deux parties afin de fournir les documents et les informations demandées. Vous pourrez également en profiter pour discuter du format des fichiers et de la plateforme de partage d’information devant être utilisée le cas échéant.
La préparation
Avant que débute la vérification, il serait avisé de préparer et réviser les documents qui seront fournis. De plus, si des transactions ou des réorganisations ont eu lieu au cours de la période faisant l’objet de la vérification, nous vous recommandons de préparer la documentation relative à ces transactions ou réorganisations et de les conserver afin d’être en mesure de les fournir sur demande. De plus, nous vous recommandons d’aviser le (la) vérificateur(-trice) assigné(e) de ces transactions lors de la première rencontre et de lui expliquer les grandes lignes de ces transactions.
Nous recommandons également de prendre connaissance de la Charte des droits du contribuable et des mandataires et du guide Vos droits et obligations à l’égard d’une vérification fiscale tous deux disponibles sur le site de Revenu Québec.
Le déroulement de la vérification
À compter du moment où vous avez fourni les documents et informations demandés à l’ARC ou à RQ, nous vous recommandons de convenir d’un rendez-vous de suivi afin de discuter de toute question éventuelle que pourrait avoir le (la) vérificateur(-trice) assigné(e). À notre avis, cette façon de procéder est préférable à une approche passive qui consisterait à attendre que le (la) vérificateur(-trice) assigné(e) vous donne des nouvelles.
À cet effet, nous recommandons de tenir un registre des communications afin de documenter les divers échanges prenant place en cours de vérification.
De plus, comme la communication est primordiale dans la gestion d’une vérification, nous vous recommandons d’établir un calendrier de rencontres périodiques avec le (la) vérificateur(-trice) assigné(e) que ce soit en personne ou de manière virtuelle afin de connaître l’état d’avancement de votre vérification. Bien sûr, rien ne vous empêche de communiquer et d’échanger des informations et documents à tout autre moment, mais ces points de contact planifiés permettront de discuter des points ou requêtes qui retardent le processus et d’établir les bases d’un dialogue continu.
Notre expérience démontre que c’est en cours de vérification qu’il est préférable de consacrer du temps à bien établir les faits et à répondre aux différentes interrogations que pourraient avoir les vérificateurs(-trices) et non à la fin de celle-ci alors que vous avez reçu un projet de cotisation ou un avis de cotisation.
Avant d’en arriver à l’émission d’un projet de cotisation, chaque contribuable devrait s’assurer de demander de voir les feuilles de travail du (de la) vérificateur(-trice) assigné(e) et d’en comprendre les moindres détails. Si vous choisissez de gérer vous-même votre vérification, il serait bien avisé de demander à votre conseiller(-ère) de réviser ces feuilles de travail.
À ce stade, en cas de désaccord, vous aurez toujours l’option de demander à votre conseiller(-ère) d’intervenir dans votre dossier si vous n’êtes pas du même avis que le (la) vérificateur(-trice) assigné(e). Il est également possible de demander une rencontre avec le (la) supérieur(e) du (de la) vérificateur(-trice) assigné(e) afin de discuter des points de désaccord le cas échéant.
Comme vous pouvez le constater, le projet de cotisation devrait être la dernière étape d’une vérification et ne devrait pas contenir de surprise.
Le projet et l’avis de cotisation
À la fin du processus de vérification, une lettre et un projet de cotisation sont transmis au contribuable.
Si cette vérification s’est déroulée telle que décrite ci-dessus et que vous avez suivi les conseils dispersés dans cet article, ce projet de cotisation ne devrait être qu’une formalité. Toutefois, si certains points de désaccord persistent, notez que vous disposez généralement d’un délai de 21 jours pour faire des représentations additionnelles avant que les autorités fiscales n’émettent un avis de cotisation. Ce délai peut faire l’objet d’une demande d’extension. Cependant, au risque de sonner redondant, il est toujours préférable de garder le dialogue ouvert avant la transmission d’un projet de cotisation plutôt que de procéder à des demandes de prolongation de délai.
Par la suite, après les représentations additionnelles et l’expiration du délai, un avis de cotisation formel est émis par l’ARC ou RQ.
Vous disposerez alors d’un délai de 90 jours pour vous opposer à cet avis de cotisation. Il faut toutefois noter que ce processus d’opposition prend du temps et qu’il peut s’écouler plusieurs mois avant qu’un (une) agent(e) d’opposition soit assigné(e) à votre dossier. Ce qui peut entraîner des délais supplémentaires avant que le dossier soit finalisé.
Les délais et les coûts associés au processus d’opposition (et d’appel le cas échéant) sont autant d’arguments qui militent en faveur d’investir le temps et les efforts nécessaires à bien gérer votre vérification.
Et maintenant, êtes-vous prêts?
